Паспорт санитарно-технического состояния условий труда составляется для документального оформления состояния условий труда и выявления производственных участков (рабочих мест), не удовлетворяющих нормативным актам по охране труда и для определения численности работающих в этих условиях.
Для планомерного проведения работы по заполнению паспорта на шахте издаётся согласованный с шахтным комитетом профсоюза приказ, которым определяются сроки и ответственные лица за её проведение по каждому участку, а также периодичность и места проведения замеров и отбора проб.
До проведения паспортизации в составе участка определяются рабочее место, группы рабочих мест, характеризующиеся одинаковыми условиями труда, и численность работающих в них (в том числе — женщин), на которых рабочий (звено, бригада, смена) выполняет трудовые операции в течение смены (или не менее чем половины смены).
Проверку состояния условий труда и заполнение паспорта производится, как правило, комиссией в составе представителей администрации, специалистов (работников) соответствующих служб, профсоюзных органов и санитарного надзора.
Паспорт составляется в двух экземплярах, один из которых находится у начальника участка (службы), второй в службе охраны труда шахты.
Ответственным за своевременное и правильное заполнение паспорта является начальник участка.
В виде дополнения к паспорту санитарно-технического состояния условий труда могут быть приложены показатели производственного травматизма и заболеваемости, перечень действующих на участке правил, инструкций и других нормативных актов.
Результаты проведенных замеров подписываются начальником участка, председателем шахтного комитета профсоюза или старшим общественным инспектором по охране труда, а также лицом, производившим замеры.
На основании паспортизации отдельных производственных участков и рабочих мест заполняются в табличной форме основные показатели санитарно-технического состояния условий труда на участке. Эти показатели могут быть использованы для составления аналогичных сводных показателей в целом по шахте.
Данные санитарно-технических паспортов служат основой для составления соглашений по охране труда, договоров, комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий, соответствующих разделов планов, социального развития коллективов. По результатам проведённой паспортизации могут разрабатываться дополнительные мероприятия по ликвидации выявленных производственных вредностей.
Минуглепром по согласованию с центральным комитетом профсоюзов на основе типового паспорта, с учётом всех опасных и вредных производственных факторов, характерных для угольной промышленности, дополняют и разрабатывают отраслевой паспорт и доводят их до каждой шахты и вышестоящих организаций.