Особенность нормативной базы в охране труда заключается в значительном разнообразии формирующих её документов. Поэтому целесообразно документы в границах указанных уровней типизировать и унифицировать по структуре, содержанию и построению, что позволит повысить эффективность их применения, сократить процессы и затраты на их разработку.
Ограничение их разнообразия может быть достигнуто созданием единой технологии разработки на основе общей модели построения с использованием типовых и унифицированных форм, применения модульного принципа формирования системы документов.
Практически это может осуществляться по двум направлениям:
- первое — унификация форм построения и оформления документов без привязки к конкретному объекту разработки;
- второе — касается содержательной стороны документа, т.е. там, где это связано непосредственно с объектом разработки.
Таким образом, разнообразие документов может быть сокращено на основе следующих принципов:
- создание общей модели построения;
- использование единой терминологии;
- типизация и трафаретизация текстов;
- использование единых правил построения;
- использование единых правил оформления.
В состав документации входят внутренние и внешние документы, которые и составляют нормативно-правовую основу функционирования системы управления и всей трудоохранной деятельности.
Структура и иерархия внутренней документации предприятия в области охраны труда в зависимости от уровней управления представлена на Рис. 25.
Рис. 25. Иерархическая структура внутренней документации предприятия в области охраны труда по уровням управления
Необходимость ведения записей обусловлена соответствующими правилами или др. НПА, что обеспечивает отслеживание выполнения требований этих документов.
К числу таких обязательных документов и записей относятся журналы, протоколы, различные установленные формы статотчетности.
К примеру, это:
- журналы регистрации несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий;
- журналы регистрации всех видов инструктажей;
- протоколы проверки знаний по охране труда;
- журналы регистрации нарядов-допусков;
- статформы и др.
Информация и статистическая отчетность по вопросам охраны труда представляется соответствующим органам в установленные сроки. Исполнителя определяет собственник, исходя из характера информации, которую необходимо представить.
Кроме этого, руководителям предприятия, служб (отделов) и подразделений могут представляться по их требованию или по усмотрению специалистов службы (отдела) охраны труда другие аналитические данные и информация о состоянии ОТ.
Руководители предприятия и подразделений, служба охраны труда систематически должны информировать работников о состоянии охраны труда, причинах аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний, о мерах, которые приняты для их устранения и обеспечения на предприятии условий безопасности труда на уровне нормативных требований.
В заключение приведём основной принцип управления документами и записями: «всё, что делается, должно документироваться» или, наоборот — «документируется всё, что делается».