Нормативно-правовое и информационное обеспечение охраны труда, документирование системы управления безопасностью являются необходимыми условиями трудоохранной деятельности. Процессы (субпроцессы) нормативно-правового и информационного обеспечения, управление документацией и записями направлены на формирование информационно-правового поля, в котором осуществляется управленческо-производственная и трудоохранная деятельность, на создание условий для реализации провозглашенной (принятой) политики в области охраны труда, эффективное функционирование системы управления, а также на получение управляющим органом (субъектом управления) оперативной, достоверной и достаточной информации о состоянии охраны труда, динамике травматизма в подразделениях и в целом на предприятии, с целью выработки управленческих решений, разработки профилактических мер и принятия корректирующих действий.
Это осуществляется путем:
- применения и выполнения в практической деятельности законодательных норм и требований, других нормативно-правовых актов (законов о труде и об охране труда, постановлений и решений директивных органов, стандартов системы безопасности труда и др.);
- формирования и обновления массива действующих нормативно-правовых актов;
- разработки и переработки регламентов, действующих в рамках предприятия;
- контроля за соблюдением нормоположений путем юридической экспертизы организационно-распорядительных документов;
- правового обучения работников всех категорий.
В соответствии с Законом об охране труда собственник обязан бесплатно обеспечить работников соответствующей нормативно-справочной, методической, информационной документацией.
Для этой цели на предприятии должны быть назначены лица, в должностные обязанности которых входит приобретение (получение), хранение, пополнение, распространение специальной литературы и других нормативно-регламентирующих документов.
По одному (контрольному) экземпляру этих документов должны храниться в библиотеке предприятия (или в другом подразделении, которому поручена эта функция) и в службе охраны труда. Распределение документов по другим службам (отделам) и подразделениям осуществляется по согласованию со службой ОТ.
Нормативные документы, действующие в рамках предприятия (стандарты, положения, инструкции, технологические карты и др.) должны разрабатываться в соответствии с установленным порядком и отвечать требованиям государственных, межотраслевых и отраслевых нормативных актов. Кроме этого, при их разработке должен учитываться предшествующий или заимствованный опыт других предприятий и смежных отраслей, данные анализов травматизма работающих (по типам оборудования, видам работы и т.п.) с целью определения всего комплекса опасных факторов, характера их проявления и условий возникновения опасных ситуаций.
Структура, построение, оформление и содержание внутренних нормативных актов должны соответствовать требованиям стандартов об оформлении документов, других НПА, включая типовые рекомендации по этим вопросам.
Документы должны храниться в систематизированном виде и снабжаться перечнем, который должен содержать наименование действующих документов, их регистрационный номер; даты утверждения; даты очередного пересмотра.
Проект разрабатываемого нормативного документа подлежит обязательному согласованию со службой охраны труда и юрслужбой. В случае необходимости он согласовывается также с другими заинтересованными службами, подразделениями и должностными лицами, перечень которых определяет служба охраны труда.
Утверждение и отмена нормативных актов предприятия осуществляется приказом по предприятию.
Все нормативные акты должны периодически пересматриваться. Срок пересмотра не может превышать сроков пересмотра государственного нормативного акта об охране труда или типового документа, на основании которого он разрабатывался, и не должен составлять более 10 лет, для инструкций по охране труда — 3 … 5 лет.
Внутренней организационно-методической, регламентирующей и правовой основой функционирования СУОТ может служить комплекс разработанных ранее стандартов предприятия (СТП) или вновь разрабатываемых стандартов организации (СОУ), других регламентирующих положений.
Необходимый перечень стандартов (положений) определяется службой охраны труда с учётом, с одной стороны, структуры управления производством, а с другой — специфики решаемых задач.
Информационное обеспечение достигается с помощью:
- системы информационного взаимодействия, формирования массива (банка) информационных, методических и справочных материалов, инструкций, изучения и использования передового зарубежного опыта, опыта смежных предприятий и т.д., своевременное ознакомление с ними персонала.
- экспресс-информирования всех работников предприятия по всем случаям травмоопасных и аварийных происшествий; по другим аспектам деятельности.
- пропаганды через печать, другие средства массовой информации о новых требованиях в области охраны труда, безопасных методах производства работ, путях и методах совершенствования этой работы и т.д.;
- применения более совершенных информационных средств и технологий.
Управление документацией и записями относится к числу наиболее сложных и важных направлений трудоохранной деятельности и включает документальное оформление процессов планирования, организации, контроля, регулирования и учёта документации системы управления профессиональной безопасностью. Документы и записи служат для осведомленности персонала о порядке функционирования системы и описания рабочих процессов и процедур. Осуществляется путем формирования информационной и нормативно-правовой базы, которая обеспечивает заданное функционирование системы в правовом поле; предусматривает широкое применение в этой связи внутрифирменных стандартов и положений.
В зависимости от выполняемой функции документация, регулирующая функционирование Системы управления охраной труда может быть двух видов:
- регламентная документация СУОТ, которая устанавливает нормативный порядок проведения трудоохранных мероприятий на предприятии (в Организации);
- учётная документация СУОТ, которая ведётся оперативно и предназначена для учёта выполнения реализуемых мероприятий и действий в рамках СУОТ.
К регламентной документации относятся:
- Руководство по Системе;
- Инструкции по охране труда и должностные инструкции;
- Различные положения;
- Руководящие документы и стандарты предприятия (организации);
• Другие документы.
К учётной документации относятся:
- Журналы регистрации инструктажей по охране труда;
- Удостоверения по охране труда;
- Наряды-допуски на производство работ повышенной опасности и многие другие.
В связи с тем, что документация СУОТ относится к управленческой, она должна вводиться в действие распорядительными документами -приказами. Чтобы СУОТ была легитимной, необходимо, в первую очередь, разрабатывать регламентную документацию, устанавливающую порядок деятельности в области ОТ. В рамках регламентной документации утверждаются формы и порядок заполнения учётной документации.
Управление документом — это комплекс мер по работе с документом, включающий разработку, согласование, утверждение, изменение, периодическую проверку актуальности, издание, рассылку, актуализацию документа на рабочих местах, доведение до сведения персонала и обеспечение доступа к нему.
Документирование системы управления безопасностью труда определяет и закрепляет механизм функционирования СУОТ. Исходной базой для документирования могут служить требования и рекомендации международных стандартов ISO серий 9000, 14000, OHSAS 18000, а также национальные законодательные, нормативные и методические документы в области безопасности. Выходными документами являются разработанные и утвержденные собственником внутренние руководства, стандарты организации (предприятия), инструкции, методики, программы.
Характер документации, ее состав может быть представлен в любом, но в таком виде, который отвечает соответствующим требованиям, к числу которых относятся следующие:
1. Она должна быть комплексной, т.е. охватывать все аспекты деятельности, связанные с управлением безопасностью и отражать концепцию проводимой политики, а все процессы осуществления трудоохранной деятельности должны быть под контролем руководства предприятия и документированы.
2. Документация должна быть системной, т.е. строго взаимоувязанной, хорошо структурированной, функционально эффективной и распределенной по уровням управления. Она должна быть полной и давать четкое исчерпывающее и объективное представление как о состоянии системы в целом, так и об отдельных ее элементах, а также обо всех процессах и процедурах, реализуемых в СУБ (система управления безопасностью). Она должна оперативно отражать все изменения в функционировании системы.
3. Она должна соответствовать требованиям действующих национальных НПА, стандартов ИСО и рекомендациям МОТ.
4. Документация должна быть легко идентифицируемой, т.е. иметь соответствующие обозначения и номера, позволяющие установить принадлежность каждого документа к определенной части системы.
5. Документация должна быть адресной, т.е. каждый документ должен быть предназначен для конкретной области применения и для конкретных исполнителей.
6. Документация должна быть четкой, датированной и понятной ее пользователям и экспертам-аудиторам.