Основные положения аудита

Основные положения аудита

1. Принципы осуществления аудита.

1.1. Аудит осуществляется аудиторской группой на основе следующих принципов:

1. объективность;
2. надлежащая профессиональная компетентность специалистов (аудиторов), осуществляющих аудит;
3. независимость каждого члена аудиторской группы от руководителя или другого заинтересованного лица проверяемого подразделения.

1.2. Аудиторская группа формируется из числа ведущих (главных) специалистов служб и подразделений предприятия и утверждается руководителем предприятия.

К работе в группе могут привлекаться (по согласованию) представители и специалисты профсоюзных организаций самого предприятия (подразделения) и/или других сторонних организаций. Возглавляет группу специалист службы охраны труда либо любой другой специалист, входящий в аудиторскую группу, назначенный приказом и выполняющий функции главного аудитора.

1.3. Состав аудиторской группы (по количеству и квалификации специалистов) может изменяться по мере необходимости, но не может составлять менее двух человек.

1.4. Члены аудиторской группы должны обладать соответствующими профессиональ ными знаниями, знать порядок проведения аудита и должны быть ознакомлены с настоящим Положением.

2. Управление аудитом.

2.1. Планирование, организацию, координацию, руководство аудитами и контроль за исполнением сроков (плана-графика) осуществляет служба охраны труда (СОТ) предприятия, которая разрабатывает графики аудиторских проверок, контролирует качество и сроки их проведения, а также последующие этапы деятельности подразделений и принятию мер по устранению выявленных недостатков и выполнению рекомендаций.

2.2. Ответственность за качество, установленные сроки и объективность проведения аудита несёт руководитель аудиторской группы.

3. Организация и проведение аудита.

3.1. Комплексные и целевые аудиты проводятся в соответствии с «Планом-графиком проведения внутренних аудитов» на предстоящий год в рамках системы контроля деятельности и программами, утверждёнными заместителем руководителя (собственника) предприятия по охране труда (или начальником службы ОТ).

Внеплановые (оперативные) аудиты могут назначаться по распоряжению работодателя или начальника службы охраны труда в случае необходимости, что может быть вызвано, например, такими причинами:

1. чтобы убедиться, что СУОТП продолжает отвечать установленным требованиям и функционирует, или в случае фактов, свидетельствующих о неудовлетворительном функционировании Системы;
2. вследствие существенных изменений, например, при проведении реорганизации, при внесении изменений в саму Систему, организационно-методические документы или нормативно-правовые акты;
3. при недостаточном уровне безопасности, эксплуатационных показателей или надёжности процессов, а также в связи с несоответствием их установленным требованиям;
4. при необходимости проверки того, что корректирующие меры приняты и принесли ожидаемый результат;
5. при оценке СУОТП в связи с изменениями нормативно-правовых актов по ОТ.

Все виды аудитов осуществляются во взаимодействии с должностным лицом (лицами), уполномоченным(и) руководителем подразделения на всё время работы аудиторской группы для решения соответствующих вопросов.

3.2. Периодичность проведения аудитов устанавливается службой ОТ. Как правило, аудит основных подразделений проводится один раз в год, других подразделений не реже одного раза в два года. Это не исключает проведения в случае необходимости (по решению собственника предприятия или начальника СОТ) повторных — внеплановых аудитов в течение года с целью проверки выполнения рекомендаций по устранению нарушений по результатам предшествующего аудита либо внеплановых (целевых) аудитов.

3.3. Программа аудита должны быть подготовлена службой ОТ и заранее (не позднее, чем за месяц до его проведения) доведена до сведения соответствующего подразделения. Она должна определять цели аудита, исходя из которых планируется его проведение, в т.ч. проверку выполнения законодательных норм (статей Закона Украины об охране труда), всех функций и задач, предусмотренных СУОТ, другие аспекты трудоохранной деятельности.

Объём программы (глубина аудита) зависит от характера деятельности и наличия производств повышенной опасности в подразделении, в котором запланировано проведение аудита, от места подразделения в структуре предприятия, а также от частоты проведения и результатов предыдущих аудитов.

3.4. В соответствии с программой в процессе первичного аудита, как правило, должны быть даны ответы на следующие вопросы:

1. как реализуется положения Политики предприятия в области охраны труда, обозначены ли основные направления деятельности подразделения на текущий год и более длительный период (2-3 года); имеются ли на этот счёт соответствующие планы с указанием целей и сроков исполнения ?;
2. своевременно ли обеспечиваются работники спецодеждой и другими средствами индивидуальной защиты ?;
3. соблюдаются ли законодательные нормы по охране труда женщин, несовершеннолетних, инвалидов ?;
4. как организована работа по разработке, внедрению и обеспечению работников нормативно-правовыми актами (стандарты, инструкции, положения); как налажен их учёт, соблюдаются ли сроки их переработки; наличие на участках и рабочих местах необходимого состава действующих стандартов организайии, формирующих целостную систему управления охраной труда, регламентирующих механизм её функционирования, других нормативных документов (правил, положений, инструкций по охране труда, должностных инструкций), определяющих порядок безопасного производства работ и процессов, распределения обязанностей, полномочий, ответственности; ознакомлены ли с ними соответствующие категории работников ?;
5. распределены ли обязанности и ответственность работников за техническое состояние инженерных сооружений, технико-технологических и энергетических систем, оборудования, механизмов, в первую очередь, объектов повышенной опасности, за их безопасную эксплуатацию, за общеорганизационное обеспечение, по другим направлениям трудоохранной деятельности ?;
6. вовлекаются ли в участие в решении вопросов охраны труда общественные формирования и другой персонал ?;
7. соблюдаются ли сроки прохождения работниками периодических медицинских осмотров ?;
8. как организовано обучение по охране труда, соблюдаются ли сроки?;
9. как осуществляется финансирование на цели охраны труда, объём выделяемых финансовых средств по нормативу, а также в расчёте на одного работника, имеется ли соответствующий учёт ?;
10. как отражены вопросы охраны труда в коллективном договоре, имеются ли комплексные целевые мероприятия по улучшению условий труда и повышению безопасности производственных процессов и как они выполняются ?;
11. соблюдаются ли требования по ОТ при ремонте, реконструкции, техническому перевооружению объектов и средств производства ?;
12. разработан и реализуется ли механизм стимулирования работников ?

В ходе последующих аудитов могут быть поставлены и другие вопросы, которые оговариваются программой.

3.5. На стадии подготовки к аудиту служба охраны труда обеспечивает аудиторов необходимым количеством бланков «опросного листа», «контрольного листа», «протокола несоответствия», «отчёта об аудите».

3.6. На стадии подготовки аудиторы должны прежде всего собрать и проанализировать регламентирующую документацию (положения, инструкции, СОУ и др.), относящиеся к деятельности подразделения. Кроме того, они изучают и учитывают все документы по результатам предыдущих аудитов.

В ходе указанного анализа главный аудитор выделяет те темы и блоки вопросов, которые подлежат проверке; позволяют получить достаточный объём информации и чётко установить:

1. вся ли документация и другие данные, которые используются для описания системы и деятельности подразделения, являются адекватными для достижения поставленных целей в области ОТ;
2. можно ли утверждать, что персонал, который проверяется, имеет в своём распоряжении, понимает и использует положения, инструкции, стандарты и другие документы, которые характеризуют правила и требования функционирования СУОТП.

На основе изучения указанных документов составляется перечень базовых вопросов, которые заносятся в «Опросный лист аудита». Базовые опросные листы могут заранее передаваться руководителю проверяемого подразделения для возможности подготовки подразделения к аудиту.

3.7. До начала аудита руководитель подразделения определяет круг должностных лиц, которые будут участвовать в проверке, и должны будут содействовать аудиторам в сборе необходимой информации.

3.8. Непосредственно перед началом проведения аудита работникам проверяемого подразделения сообщается цель аудита и порядок его проведения.

3.9. Опрос работников носит конфиденциальный характер и проводится в виде собеседования. Ответы опрашиваемых должны быть подтверждены по возможности документально (журналами, протоколами, актами, другими пероисточниками).

3.10. Вся полученная информация должна быть зафиксирована аудиторами в опросном листе с указанием номеров подтверждающих документов. На выявленные несоответствия должен быть оформлен протокол несоответствий; каждому протоколу присваивается индивидуальный номер.

3.11. Руководитель структурного подразделения рассматривает вместе с аудитором выявленные несоответствия, предлагает корректирующие мероприятия и сроки их выполнения; согласовывает их с аудитором, после чего они заносятся в «протокол несоответствия». Копии указанных протоколов передаются руководителю структурного подразделения.

Если не удаётся прийти к согласованному решению, то об этом сообщается в службу охраны труда, после чего принимается окончательное решение.